Phiếu xuất kho (goods delivery note) là biểu mẫu được sử dụng để theo dõi và quản lý việc biến động công cụ, nguyên vật liệu, vật tư, sản phẩm, hàng hóa… được xuất ra từ kho của doanh nghiệp, cơ quan Nhà nước nhằm điều chỉnh, kiểm soát cho hợp lý cũng như là căn cứ để hạch toán chi phí
Hiện nay các mẫu phiếu xuất kho đang được áp dụng theo thông tư 200, thông tư 133, thông tư 88 và thông tư 77. Cụ thể:
- Mẫu phiếu xuất kho theo thông tư 200: Áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế.
- Mẫu phiếu xuất kho theo thông tư 133: Áp dụng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ bao gồm cả doanh nghiệp siêu nhỏ.
- Mẫu phiếu xuất kho theo thông tư 88: Áp dụng cho hộ kinh doanh
- Mẫu phiếu xuất kho theo thông tư 77: Áp dụng cho:
- Các đơn vị trong hệ thống KBNN;
- Cơ quan tài chính các cấp, bao gồm:
- Bộ Tài chính (các Vụ, Cục thuộc Bộ Tài chính tham gia quy trình quản lý phân bổ ngân sách nhà nước);
- Sở Tài chính các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương;
- Phòng Tài chính – Kế hoạch các quận, huyện, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh;
- Các đơn vị dự toán các cấp tham gia TABMIS;
- Các đơn vị khác có giao dịch với KBNN
Để biết thêm các thông tin chi tiết về các mẫu phiếu xuất kho mới nhất tham khảo ngay nội dung dưới đây.
1. Quy định về phiếu xuất kho hợp lệ
Phiếu xuất kho được coi là hợp lệ khi đảm bảo có đủ các nội dung sau:
- Có tên đơn vị và bộ phận xuất kho.
- Họ tên người nhận, đơn vị, mã số phiếu xuất, ngày lập phiếu, lý do xuất kho…
- Tên nhãn hiệu và quy cách sản phẩm, đơn vị tính của sản phẩm.
- Số lượng vật tư, hàng hóa, sản phẩm xuất kho và đơn giá (nếu có)
Phiếu xuất kho cần có 3 liên, trên phiếu xuất kho cần có chữ ký của các bộ phận liên quan như giám đốc, người nhận, thủ kho và người lập phiếu.
2. Mẫu phiếu xuất kho Excel, Word, PDF mới nhất
Mẫu phiếu xuất kho cho tất cả các doanh nghiệp theo thông tư 200
Mẫu phiếu xuất kho cho doanh nghiệp vừa và nhỏ theo thông tư 133
Mẫu phiếu xuất kho cho hộ kinh doanh theo thông tư 88
Tải mẫu phiếu xuất kho theo thông tư 88
Mẫu phiếu xuất kho của Kho bạc Nhà nước theo Thông tư 77
Tải mẫu phiếu xuất kho theo thông tư 77
Mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ được dùng để chứng minh nguồn gốc hàng hóa trong vận chuyển, lưu thông và quản lý nội bộ.
Dưới đây là mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ bạn có thể tham khảo.
Tải mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
3. Cách viết phiếu xuất kho chuẩn quy định
Mặc dù có nhiều mẫu phiếu xuất kho khác nhau nhưng phần lớn các thông tin cung cấp trong phiếu xuất kho là giống nhau. Dưới đây, là hướng dẫn cách viết phiếu xuất kho chuẩn quy định bạn có thể tham khảo:
Cách điền các thông tin chung:
- Đơn vị, bộ phận xuất kho: Ghi rõ tên đơn vị. bộ phận thực hiện xuất kho
- Ngày, tháng, năm: Ghi ngày lập phiếu.
- Phần người nhận hàng: Ghi rõ họ tên, địa chỉ (bộ phận) của người nhận hàng.
- Lý do xuất kho: Ghi rõ ràng, ngắn gọn lý do thực hiện xuất kho
- Kho xuất vật tư (địa điểm): Ghi rõ tên kho và địa chỉ kho
Cách điền thông tin trong bảng kê:
- STT: Ghi số thứ tự vật tư, hàng hóa, sản phẩm.
- Tên tài sản, nhãn hiệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa: Ghi tên hoặc mã tài sản thực hiện xuất kho.
- Mã số: Ghi mã số theo hóa đơn (nếu có)
- Đơn vị tính: Ghi đơn vị tính theo hóa đơn.
- Số lượng:
- Yêu cầu: Số lượng tài sản theo yêu cầu xuất của người (hoặc bộ phận) sử dụng.
- Thực xuất: Ghi số lượng thực tế xuất kho có thể bằng hoặc ít hơn số lượng yêu cầu.
- Đơn giá: Giá chưa có thuế cho một đơn vị hàng hóa
- Thành tiền: Là đơn giá nhân với số lượng tài sản xuất kho thực tế.
- Cộng: Ghi tổng số tiền của số vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá thực tế đã xuất kho
- Tổng số tiền viết bằng chữ: Ghi tổng số tiền viết bằng chữ trên Phiếu xuất kho.
4. Giải đáp một số thắc mắc về phiếu xuất kho
Câu 1: Phiếu xuất kho do ai lập?
Phiếu xuất kho do các bộ phận xin lĩnh hoặc do bộ phận quản lý, bộ phận kho lập (tùy theo cơ cấu tổ chức quản lý và quy định của mỗi doanh nghiệp)
Sau khi lập phiếu xuất kho xong, người lập phiếu và kế toán trưởng thực hiện ký và chuyển cho giám đốc hoặc người được uỷ quyền duyệt (ghi rõ họ tên) rồi giao cho người nhận cầm phiếu xuống kho để nhận hàng.
Câu 2: Phiếu xuất kho có mấy liên?
Phiếu xuất kho có 3 liên (đặt giấy than viết 1 lần). Cụ thể:
- Liên 1: Bộ phận lập phiếu giữ.
- Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho rồi chuyển cho kế toán ghi vào sổ kế toán.
- Liên 3: Người nhận hàng giữ để theo dõi ở bộ phận sử dụng.
Câu 3: Phiếu xuất kho có cần đóng dấu không?
Hiện nay, phiếu xuất kho không bắt buộc phải đóng dấu của đơn vị mà chỉ cần có đầy đủ chữ ký, họ và tên của các cá nhân có thẩm quyền liên quan đến hàng hóa được xuất từ kho
Câu 4: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là gì?
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là một loại chứng từ quan trọng kèm theo hàng hóa để làm căn cứ lưu thông các loại hàng hóa trên thị trường giúp:
- Chứng minh nguồn gốc hàng hóa trong lưu thông.
- Doanh nghiệp có thể quản lý tài sản nội bộ.
Câu 5: Khi nào dùng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ?
Căn cứ khoản 3, điều 13 nghị định 123/2020/NĐ-CP có quy định các trường hợp cần sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội khi:
- Nhận nhập khẩu hàng hóa ủy thác.
- Ủy thác xuất khẩu hàng hóa.
- Xuất hàng cho đại lý.
- Một số trường hợp khác theo quy định
Trên đây là toàn bộ mẫu phiếu xuất kho mới nhất cũng như các quy định liên quan. Hy vọng, SLF đã cung cấp những thông tin hữu ích cho bạn.