Cách xuất hóa đơn và hạch toán chi phí mua bánh trung thu biếu tặng khách hàng và nhân viên

Hàng năm vào mỗi dịp tết Trung thu, các công ty thường mua bánh trung thu để biếu tặng khách hàng, đối tác, hay làm quà cho nhân viên. Vậy khoản chi phí mua bánh trung thu để biếu tặng đó được hạch toán như thế nào? Có phải xuất hóa đơn đầu ra không? Có được đưa vào chi phí khấu trừ hợp lệ không?

Trong bài viết ngày hôm nay, hãy cùng SLF tìm hiểu về: quy trình xử lý, chứng từ, hạch toán… xoay quanh trường hợp mua bánh trung thu biếu tặng khách hàng, nhân viên này nhé.

Có cần xuất hóa đơn chi phí mua bánh trung thu để biếu tặng cho khách hàng, nhân viên không?

Theo khoản 7 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC (Sửa đổi, bổ sung Điều 16 của Thông tư 39/2014/TT-BTC) ban hành ngày được quy định cụ thể như sau:

“b) Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp hàng hoá, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo; hàng mẫu, hàng hóa, dịch vụ dùng để biếu, tặng, trao đổi hay trả thay lương cho người lao động (trừ hàng hoá luân chuyển nội bộ hoặc tiêu dùng nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất).”

Theo Điều 4 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP ban hành ngày 19/10/2020 quy định về Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn chứng từ có nêu:

“1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.”

Theo công văn số 47499/CTHN-TTHT ngày 29/09/2022 hướng dẫn về giá tính thuế GTGT đối với hàng cho, biếu, tặng, Cục Thuế TP Hà Nội có ý kiến như sau:

“Công ty phải lập hóa đơn đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu tặng khách hàng, trên hóa đơn phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP. Giá tính thuế đối với hàng hóa, dịch vụ cho, biếu, tặng Công ty thực hiện theo hướng dẫn tại Khoản 3 Điều 7 Thông tư số 219/2013/TT-BTC ngày 31/12/2013 của Bộ Tài Chính.”

Như vậy, dựa theo các quy định trên, trong trường hợp mua bánh trung thu để cho, biếu, tặng khách hàng, đối tác hay nhân viên trong công ty thì cần:

• Xuất hóa đơn đầu ra của bánh trung thu biếu tặng như hóa đơn hàng hóa thông thường (Ghi rõ: Hàng biếu tặng không thu tiền).

• Thời điểm lập/xuất hóa đơn bánh trung thu cho, biếu, tặng > Là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc sử dụng hàng hóa (ngày tặng bánh hoặc sử dụng bánh) (Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP)

• Hóa đơn được xuất dưới dạng hóa đơn điện tử theo quy định tại Thông tư 78, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và không lập kèm bảng kê (Trừ một số trường hợp được sử dụng bảng kê theo quy định tại khoản 6 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP)

Điều này cũng sẽ là căn cứ để kế toán ghi nhận vào sổ sách thu chi hợp lý, đảm bảo nguyên tắc kế toán trong doanh nghiệp. Là điều kiện để doanh nghiệp được phép khấu trừ VAT và ghi nhận chi phí hợp lệ khi tính thuế TNDN cùng các điều kiện khấu trừ thuế khác.

Một số lưu ý khi xuất hóa đơn đầu ra cho bánh trung thu doanh nghiệp dùng để cho, biếu, tặng khách hàng, nhân viên nội bộ:

• Trường hợp tặng bánh trung thu cho nhân viên trong nội bộ công ty: Doanh nghiệp có thể xuất chung các hộp bánh trung thu đã tặng vào cùng một hóa đơn + Kèm theo danh sách nhân viên công ty có chữ ký người nhận bánh.
• Trường hợp tặng bánh trung thu cho khách hàng, đối tác bên ngoài:

– Nếu khách hàng không lấy hóa đơn: Cuối ngày tập hợp và xuất chung vào một hóa đơn kèm theo danh sách khách hàng cùng chữ ký người nhận.

– Nếu khách hàng muốn lấy hóa đơn riêng: Phải xuất từng hóa đơn riêng cho khách hàng theo đúng quy định.

• Trường hợp giá trị đơn bánh tặng khách hàng, nhân viên từ 200.000 đồng trở lên mà người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) thì vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ “người mua không lấy hóa đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế.”

Khấu trừ thuế GTGT đối với chi phí mua bánh trung thu biếu tặng khách hàng, nhân viên

Theo quy định tại khoản 3, Điều 7 của Thông tư 219/2013/TT-BTC quy định giá tính thuế đối với hàng cho, biếu, tặng cụ thể như sau:

“3. Đối với sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ (kể cả mua ngoài hoặc do cơ sở kinh doanh tự sản xuất) dùng để trao đổi, biếu, tặng, cho, trả thay lương, là giá tính thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh các hoạt động này.”

Theo như quy định tại khoản 5 của Điều 14 của Thông tư 219/2013/TT-BTC về nguyên tắc khấu trừ thuế GTGT có nêu:

“Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa (kể cả hàng hóa mua ngoài, hàng hóa do doanh nghiệp tự sản xuất) mà doanh nghiệp sử dụng để cho, biếu, tặng, khuyến mãi hay quảng cáo dưới các hình thức để phục vụ cho sản xuất kinh doanh hàng hoá, dịch vụ chịu thuế giá trị gia tăng thì được khấu trừ khoản thuế đó.”

Như vậy, căn cứ theo các quy định trên, kế toán xử lý trường hợp mua bánh trung thu biếu tặng khách hàng, nhân viên và người lao động cụ thể như sau:

• Khi mua bánh trung thu dùng biểu tặng khách hàng, nhân viên thì được khấu trừ thuế GTGT đầu vào (Nếu có đủ chứng từ liên quan)
• Doanh nghiệp vẫn phải kê khai, tính thuế GTGT đầu ra đối với trường hợp biếu tặng bánh trung thu này.
• Giá tính thuế GTGT khi mua bánh trung thu biếu tặng KH, nhân viên được coi là giá tính thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương hàng hóa dịch vụ đó tại thời điểm phát sinh hoạt động cho, biếu, tặng khách hàng, nhân viên, người lao động.

Thuế TNDN đối với chi phí mua bánh trung thu biếu tặng khách hàng, đối tác, nhân viên

Theo quy định tại Điều 4 của Thông tư 96/2015/TT-BTC sửa đổi và bổ sung cho Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC quy định rõ ràng về các khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế nếu như đáp ứng đủ các điều kiện như sau:

“a) Khoản chi thực tế phát sinh phải liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

b) Khoản chi có đầy đủ hoá đơn và chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật nhà nước.

c) Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng theo từng lần có giá trị hàng hóa dịch vụ từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế giá trị gia tăng) khi thanh toán phải kèm theo cả chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.”

Như vậy, khoản chi phí mua bánh trung thu biếu tặng KH là chi phí liên quan tới hoạt động kinh doanh. Trong điều kiện khoản chi mua này có đầy đủ các chứng từ liên quan thì được tính vào chi phí được khấu trừ của DN.

Lưu ý (1): Từ năm 2015, chi phí quảng cáo, tiếp thị,… cho hay biếu, tặng hàng hóa dịch vụ…..DN không bị khống chế 15%.

Lưu ý (2) : Trường hợp nếu DN chứng minh chi phí này thuộc phúc lợi của DN cho nhân viên (tổng chi phí không quá 1 tháng lương bình quân thực tế) thì không xuất hoá đơn và tính thuế GTGT đầu ra, mà chi phí mua bánh này vẫn được tính vào chi phí được trừ.

Các loại chứng từ liên quan khi cho, biếu, tặng bánh trung thu

Kế toán cần có những chứng từ, hóa đơn như sau để hạch toán quà tặng cho khách hàng, nhân viên, người lao động là bánh trung thu:

• Với bánh trung thu tặng khách hàng, đối tác:

+ Hoá đơn đầu vào khi mua bánh trung thu

+ Hợp đồng mua hàng

+ Chứng từ thanh toán qua ngân hàng – không dùng tiền mặt đối với các hóa đơn có tổng giá trị số tiền thanh toán từ 20 triệu đồng trở lên (nếu có)

+ Hoá đơn đầu ra (khi xuất bánh biếu tặng).

• Với bánh trung thu tặng nhân viên, người lao động:

+ Hoá đơn mua bánh trung thu

+ Hợp đồng mua hàng

+ Chứng từ thanh toán qua ngân hàng – không dùng tiền mặt đối với các hóa đơn có tổng giá trị số tiền thanh toán từ 20 triệu đồng trở lên (nếu có)

+ Các hoá đơn đầu ra (nếu không có quy định tặng quà trung thu là phúc lợi của DN trong các hồ sơ liên quan)

+ Tờ trình của công đoàn về quà tặng trung thu cho nhân viên, người lao động…

+ Danh sách nhân viên được tặng bánh trung thu kèm chữ ký của nhân viên đã nhận

+ Quy định trong quy chế tài chính, chi tiêu nội bộ… của doanh nghiệp.

Cách hạch toán chi phí mua bánh trung thu làm quà biếu tặng

Khi mua bánh trung thu về dùng để biếu tặng khách hàng hay nhân viên nội bộ thì kế toán thực hiện ghi sổ, hạch toán bút toán như sau:

Lưu ý:

• Kế toán thực tế chỉ hạch toán thuế GTGT đầu ra vào chi phí và không hạch toán doanh thu.
• Nếu doanh nghiệp chứng minh được chi phí này thuộc phúc lợi cho nhân viên, thì không xuất hoá đơn và tính thuế GTGT đầu ra. Kế toán chỉ hạch toán bút toán khi mua bánh trung thu.